Aukcja i licytacja elektroniczna

Aukcje i licytacje elektroniczne w procesie zakupowym stają się coraz bardziej popularne. Korzystają z nich zarówno firmy prywatne jak i jednostki sektora publicznego. Jednak ze względu na różnorodność scenariuszy kryjących się pod nazwami aukcja i licytacja, poszukując informacji czy to w sieci czy w publikacjach, trzeba zwracać uwagę do jakiego typu Zamawiającego odnosi się poszukiwana informacja.

Dla dobrego zrozumienia tych mechanizmów warto omówić oba rodzaje tych rozwiązań na gruncie prawa zamówień publicznych, tym bardziej, że upowszechnianie elektronicznych instrumentów w tym obszarze wydaje się nieuchronne. Uwaga: pojęcie aukcji elektronicznej w prywatnej firmie może oznaczać zupełnie inny scenariusz.

Historycznie pierwsza była licytacja elektroniczna jako samodzielny tryb nazywany w roku 2004 aukcją elektroniczną. Konieczność dostosowania naszej ustawy Pzp do wymogów Dyrektywy 2004/18/WE spowodowała, iż w roku 2006 kolejna nowelizacja Pzp przemianowała aukcję na licytację, zaś słowo aukcja pojawiło się jako opis mechanizmu pozwalającego zakończyć klasyczny przetarg np. nieograniczony.
W zależności od potrzeb lub od wartości i rodzaju zamówienia zamawiający mógł zastosować jeden z tych dwóch mechanizmów elektronicznych.

 

AUKCJA ELEKTRONICZNA (zakończenie trybu, art. 91a – art. 91c)

Jest elektronicznym sposobem zakończenia 3 trybów: przetargu nieograniczonego, ograniczonego i negocjacji z ogłoszeniem.

Art.1 pkt 7 wspomnianej wcześniej Dyrektywy wprowadza definicję aukcji elektronicznej, zgodnie z którą oznacza ona „powtarzalny proces obejmujący zastosowanie urządzenia elektronicznego do przedstawiania nowych, obniżanych cen i/lub nowych wartości dotyczących niektórych elementów ofert, realizowany po przeprowadzeniu wstępnej oceny ofert i umożliwiający ich klasyfikację za pomocą metod elektronicznych”.
To ważna definicja – wynika z niej, że istotą tego procesu jest polepszanie własnej oferty a nie „skok” od razu na pierwsze miejsce jak to się zazwyczaj dzieje we wszelkich licytacjach.
Ten sposób składania ofert sprawia początkującym najwięcej problemu, gdyż odbiega od naszego intuicyjnego rozumienia aukcji czy licytacji.

Mamy tu zatem do czynienia z klasycznym, „papierowym” przeprowadzeniem przetargu i po spełnieniu określonych warunków dochodzi do swoistej elektronicznej dogrywki.
Te warunki to:

• zapis w ogłoszeniu, że zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia aukcji (bez tego zapisu aukcji nie można przeprowadzić),
• uzyskanie w części „papierowej, klasycznej ” co najmniej trzech ofert nie podlegających odrzuceniu.

Podstawowe cechy aukcji:

• może być zastosowana do postępowania o udzielenie zamówienia dowolnej wartości,
• dowolny przedmiot zamówienia (drobne wyjątki to np. działalność twórcza lub naukowa)
• możliwość zastosowania wielu kryteriów oceny (nie tylko cena),
• oferta składana poprzez formularz na stronie internetowej z zastosowaniem tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Schemat działania:

Zamawiający ogłasza przetarg w jednym z trzech w/w trybów.
Po dokonaniu badania ofert i uzyskaniu co najmniej 3 ofert spełniających warunki ogłoszenia, Zamawiający zaprasza wykonawców do składania nowej, korzystniejszej oferty podpisanej elektronicznie bezpiecznym podpisem elektronicznym. Punktem wyjścia w aukcji są już złożone wartości „papierowe” oferty a system aukcyjny musi uwzględniać punktację przyznaną przed uruchomieniem aukcji, co oznacza że reguły (algorytmy) punktacji nie mogą w aukcji być inne niż przed aukcją.
Aukcja kończy się w terminie i sposób podany w zaproszeniu do aukcji.
Ważną cechą aukcji jest to, że oferta złożona w jej toku wiąże w sposób ciągły na zasadach opisanych w ogłoszeniu o przetargu. To po prostu kolejna oferta Wykonawcy. Zupełnie inne zasady w tym zakresie obowiązują w licytacji elektronicznej.

Rola Zamawiającego:

Zamawiający skupia się na jak najlepszym przygotowaniu SIWZ i uzyskaniu prawidłowych ofert we wstępnej, „papierowej” części przetargu. Gdy dochodzi do decyzji „uruchomić aukcję”, wówczas do akcji wkracza operator platformy przetargowej, który zajmuje się programowaniem przewidzianego scenariusza, generowaniem haseł dostępu dla zaproszonych Wykonawców i obsługą całego elektronicznego procesu. Operator najczęściej w imieniu Zamawiającego udziela wsparcia Wykonawcom, zwłaszcza tym debiutującym. Jeśli jest to platforma UZP, wtedy wszyscy są zdani na własne siły.
Zamówienie jest udzielone Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Klasyfikacja ofert oparta jest o punktację.

Rola Wykonawcy

Wykonawca bierze początkowo udział w klasycznym przetargu, jednak może spodziewać się aukcji (wynika to z ogłoszenia). Powinien z odpowiednim wyprzedzeniem zadbać o to by w dniu aukcji dysponować podpisem elektronicznym.
Termin aukcji może zostać wyznaczony już po 2 dniach roboczych od przekazania drogą elektroniczną zaproszenia – wtedy na zdobycie podpisu jest zwykle za późno.
W toku aukcji Wykonawca składa oferty poprzez łącze internetowe za pośrednictwem odpowiedniego formularza na wskazanej stronie platformy przetargowej.

 

LICYTACJA ELEKTRONICZNA (samodzielny tryb, art. 71 – art. 81)

Jej podstawowe cechy to:

• wartość zamówienia do tzw. progu unijnego,
• obejmuje dostawy, usługi i roboty budowlane,
• kryterium oceny – tylko cena,
• oferta składana poprzez formularz na wskazanej przez zamawiającego stronie internetowej bez zastosowania tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zniesienie obowiązku stosowania podpisu elektronicznego w licytacji elektronicznej miało, w zamyśle UZP, zwiększyć skalę jej stosowania. Tak się jednak nie stało, a aukcje elektroniczne w których jest stosowany podpis elektroniczny rozwijają się coraz bardziej. Podpis elektroniczny zwiększa po prostu bezpieczeństwo transakcji poprzez swoją niezaprzeczalność.

Schemat działania:

Zamawiający umieszcza ogłoszenie o licytacji, określając warunki udziału w postępowaniu. Ogłoszenie zawiera dokładny opis przedmiotu zamówienia, projekt umowy, jednym słowem spełnia rolę połączonego ogłoszenia i SIWZ. Po upłynięciu terminu na składanie wniosków przez wykonawców (co najmniej 7 dni od daty ogłoszenia) zamawiający kwalifikuje wnioski i zaprasza do licytacji tylko tych, którzy podane wymagania spełnili. Warunkiem uruchomienia licytacji jest wpłynięcie co najmniej dwóch wniosków spełniających warunki udziału. UWAGA: wniosek nie zawiera ceny oferty. Jego rolą jest zaprezentowanie gotowości do złożenia oferty.

W dniu otwarcia licytacji, wykonawcy składają swoje oferty w formie elektronicznej, drogą elektroniczną za pośrednictwem specjalnego formularza na wskazanej w ogłoszeniu stronie internetowej. Ten formularz to specjalna strona platformy przetargowej.
Licytację wygrywa z mocy prawa ten wykonawca, który złożył najniższą ofertę.
Jak widać kryterium wyboru jest w tym wypadku najniższa wartość oferty a nie najwyższa punktacja jak było w przypadku aukcji.
Warto podkreślić, że scenariusz takiej licytacji zawsze wymusza złożenie najlepszej w danej chwili oferty. Gdy system taką ofertę zarejestruje to poprzednia oferta ( która już przestała być najlepsza) przestaje wiązać.
Licytacja zakończy się w sposób wskazany w ogłoszeniu – np. o ustalonej godzinie lub w sytuacji gdy przez określony czas nie pojawią się kolejne oferty.
Cała procedura jest dość szybka bo można ją przeprowadzić w minimum 14 dni.

Do tej pory, gdy podpis elektroniczny był wymagany w licytacji, Zamawiający byli skłonni te terminy wydłużać by dać Wykonawcom dodatkowy czas na zdobycie takiego podpisu. Teraz nie jest to konieczne i postępowanie o udzielenie zamówienia na robotę budowlaną z ceną ryczałtową do poziomu 20 mln pln brutto (poniżej progu art.11 ust. 8 ustawy) można już przeprowadzić teoretycznie w 2 tygodnie. Oczywiście na czas procedury ma największy wpływ zadawanie pytań i żądanie uzupełnienia dokumentów.

Rola Zamawiającego:

Zamawiający przygotowuje opis przedmiotu zamówienia oraz przedstawia w ogłoszeniu wymagania do spełnienia przez wykonawców. Resztą elektronicznej procedury zajmuje się operator platformy przetargowej. On też programuje system, generuje hasła dostępu i protokół z przebiegu licytacji.

Rola Wykonawcy:

W pierwszej części postępowania to tylko złożenie wniosku o dopuszczenie do licytacji. Wniosek jest oparty o wymagania Zamawiającego. W przypadku spełnienia warunków udziału, Wykonawca otrzymuje zaproszenie wraz z kluczami dostępu do systemu aukcyjnego, instrukcje postępowania i składa ofertę przy pomocy powszechnie stosowanego sprzętu komputerowego podłączonego do Internetu.

Warto dodać ze w obu procedurach można organizować postępowania przewidujące składanie ofert na poszczególne części zamówienia. Wykonawca jest wtedy dopuszczany tylko do tych części, do których składał ofertę lub wniosek w formie „papierowej”.

Rewolucyjne dla zamówień publicznych w obu tych rozwiązaniach są dwa aspekty:

• Składanie ofert na odległość przy pomocy sprzętu komputerowego.
• Wielokrotne składnie ofert, możliwość reakcji na ruch konkurencji.

Zamawiający, poza redukcją cen, doceniają także przejrzystość takich procedur.

Zastosowanie aukcji lub licytacji elektronicznej wymaga spełnienia określonych ustawą przesłanek. Jednak oprócz tego ważna jest także przesłanka ekonomiczna – czy Zamawiający spodziewa się konkurencji. Jeżeli tak, to w jego interesie jest sprawienie by walka konkurencyjna zaowocowała korzystniejszymi ofertami.
Nie ma żadnego znaczenia wtedy co jest przedmiotem takiego przetargu.
Mitem jest twierdzenie, że aukcja nadaje się tylko do prostych zakupów jak papier ksero – są firmy które w ten sposób kupują nawet lokomotywy, zamawiają remonty domów i usługi koszenia trawników.

Doświadczenie (już 8 lat) platformy soldea.pl pokazuje, że te oczekiwania Zamawiających spełniają się. Redukcje cen są na tyle znaczące, że korzyści z aukcji i licytacji są bezdyskusyjne. Średni poziom to 20%, ale bywały spektakularne redukcje sięgające nawet 80% (dla ceny oprogramowania).
Pewne jest, że Wykonawcy powinni przygotowywać się do częstszego stosowania tych instrumentów we wszystkich rodzajach zamówień czyli oswoić się nieco przepisami o licytacji i aukcji elektronicznej a czasem także z podpisem elektronicznym. Stanowisko UE w sprawie rozpowszechniania procedur elektronicznych w zamówieniach publicznych jest jasne: mają być forma dominującą.

………………………………………
Lech Wendołowski Platforma przetargowa www.soldea.pl wendolowski@soldea.pl